«Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif»: partie 1

Publié 30 août 2006 par ginettelavigne

Article sur le Web : « Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif »

 

Un document en trois parties est disponible sur le site Rhône-Alpes de la productique :

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/1CF13D7F05F2B167C1256C4E0043B68A?OpenDocument

Note (octobre 2007): Seule la partie 2 est encore disponible en lien original à cette adresse :

http://www.productique.org/pole/contenu.nsf/TBVSchDoc/AA33DE790EB95700C1257074004AD2FC?OpenDocument&Highlight=0,st%20travail%20collaboratif,article

Il est écrit :

Pour vos remarques et vos questions sur cet article, contactez :
Daniel CHABBERT
Pôle Productique Rhône-Alpes
04 77 91 11 30
chabbert@ppra.fr

Pour contacter l’auteur :
Serge K. LEVAN
Directeur Associé du cabinet MAIN Consultants
mailto:slevan@mainconsultants.com

 

Une méthode pour maîtriser les nouvelles pratiques collaboratives sur Internet.

 

La méthode MAIN® est une démarche de changement centrée sur les nouvelles formes d’organisation intégrant les technologies de travail collaboratif intranet, extranet et Internet. Conçue en 1992 par le cabinet MAIN Consultants, cette méthode se caractérise par une approche globale et un traitement simultané des facteurs humains, organisationnels et technologiques.

 

J’ai prélevé dans ce document de trois parties des extraits pour me faire un résumé de notes personnelles afin de tenter de mieux le comprendre et de l’utiliser en référence dans mon rapport de projet d’application sur l’utilisation de blogs dans un contexte éducatif. Le travail d’équipe, le développement de compétences individuelles et collaboratives, l’application de méthodes de pratiques collaboratives efficaces sur Internet, tous sont devenus nécessaires autant pour le milieu des entreprises comme celui de l’éducation.

Première partie :

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/1CF13D7F05F2B167C1256C4E0043B68A?OpenDocument

 

Que faut-il comprendre par « travail collaboratif »?

 

En l’an 2000, le travail collaboratif est devenu un concept très tendance, on est passé du e-business (electronic business) au c-business (collaborative business).  Le but étant de favoriser et d’accélérer la communication au travail. On utilisait déjà des plateformes de travail collaboratif en ligne au format Xnet (intra-extranet et Internet) mais de nouvelles promesses technologiques, des solutions plus adaptées étaient proposées. Hélas, en entreprises, de façon pratique, l’application de ces nouvelles solutions collaboratives ne va pas de soi. Pas nécessairement pour des questions techniques, mais plutôt, pour des questions relevant du changement des comportements humains et d’organisation au travail.

 

Qu’entend-t-on par la simple expression « travail collaboratif »?

 

« …  le travail collaboratif relève d’une activité sociale tout à fait courante qui requiert la collaboration entre plusieurs acteurs dès lors que l’action d’un seul ne permet pas d’arriver au résultat. »

« … On dit qu’il y a collaboration quand un groupe organisé d’acteurs oriente et négocie ses interactions collectives vers une finalité qui ne pourrait être atteinte par un seul acteur. Ces interactions sont orientées (finalisées) et négociées (discutées) pour permettre le partage de ressources (coopération) et la mise en œuvre de routines de coordination. La collaboration s’appuie donc sur la co-réflexion, la co-décision, la co-conception, la co-production, la co-action, le co-pilotage, le co-apprentissage, etc. On le comprend aisément, cette collaboration suppose des interactions complexes entre les acteurs engagés dans des processus spécifiques. »

Il faut cependant faire la distinction entre collaboration et coopération :

« Comme la collaboration, la coopération suppose des intérêts préexistants autour d’une action commune. Mais la collaboration suppose une définition collective des objectifs avant tout démarrage d’une quelconque action commune. »

« …Dans la culture de nos organisations actuelles, on peut comprendre que la dynamique du travail collaboratif ne va pas de soi. Il faut voir la collaboration comme un processus cyclique, avec un début, une fin et un renouvellement… jusqu’à ce que la collaboration s’arrête. Ce cycle commence par une co-analyse de la situation (diagnostic), il se poursuit par une co-définition de l’objectif à atteindre (résultat désiré, vision partagée) et des règles du jeu pour mettre à jour cet objectif, un calendrier pour planifier la co-réalisation des actions et, in fine, par la co-mesure et la co-évaluation des résultats. Toutes les étapes du cycle sont délicates : c’est ce qu’on appelle ordinairement les « difficultés » du travail en équipe. Mais la première étape est souvent la plus difficile : il s’agit de s’accorder sur le problème et la façon de poser ledit problème (la problématique). Pour réussir à passer ce cap, il faut que certaines conditions minimales soient réunies. »

Deux conditions sont fondamentales :

·          De la motivation collective sur un projet commun : c’est cette force qui va pousser les acteurs à vouloir « travailler ensemble ».

·           Des interactions pour coopérer et se coordonner : il faut que les acteurs puissent communiquer entre eux et partager rapidement des informations pour agir en coordination.

Pour réunir ces deux conditions, les individus et le collectif doivent avoir acquis des réflexes de travail collaboratif et disposés de ressources technologiques suffisantes. Tels des outils de communication synchrones et asynchrones, des plateformes pour permettre l’accès à l’information et la partager selon plusieurs modalités (push, pull et droits d’accès sécurisés). L’efficacité du travail collaboratif est basée sur la rapidité du partage d’informations utiles.

Un autre facteur important qui influence la qualité du travail collaboratif est l’équilibre entre les acteurs quelque soit leur statut formel. Les attitudes et comportements adoptés par les individus et la culture ambiante jouent un rôle prédominant à cet effet.

 

Le tableau qui suit résume la réalité des modalités de collaboration rencontrées dans les organisations (évaluée en 1998)

Collaboration par l’adhésion

La meilleure collaboration, mais la plus rare…

Chaque acteur voit un intérêt à agir avec les autres, car il partage avec eux des objectifs qui ont été co-définis, des valeurs communes, une stratégie commune. La collaboration s’instaure par le partage (coopération) et une synchronisation des actions (coordination).

Collaboration par le contrat

Une collaboration de qualité très variable… selon le contrat

La qualité du travail collaboratif dépend directement de l’esprit du contrat, de sa finalité et, bien entendu, de la relation établie entre les co-contractants.

Collaboration par la règle

Une collaboration médiocre, mais hélas très courante

Les acteurs acceptent des règles imposées par une instance supérieure au nom des intérêts de chacun en mettant en évidence qu’on peut avoir avantage à collaborer.

Collaboration par la contrainte

Cette collaboration est un mythe !

Dans ce contexte, le participant n’a pas d’autre choix que de « coopérer », contraint qu’il est par la situation, par le groupe qui fait pression sur lui, ou par la hiérarchie. Les conditions ne sont pas réunies pour favoriser la communication, donc la coopération et la coordination… donc la collaboration.

(Source : Yves-Frédéric LIVIAN. Organisation : théories et pratiques. Dunod, 1998)

 

Certaines entreprises actuelles sont loin de la modalité d’une collaboration par l’adhésion. Le système de gestion des ressources humaines est encore trop centré sur l’individualisation  (référentiels de compétences individuelles, évaluations individuelles, rémunérations individuelles, etc.) et les formes d’emploi du temps (35 heures, temps partiels, intérim, etc.) ne favorisent guère l’implication collaborative. L’acquisition de compétences collaboratives exige du temps, un investissement qui ne rapportera qu’à moyen terme.

« Cet investissement devra coordonner un faisceau assez complexe d’innovations sur plusieurs plans : organisation par processus et structures par pôles de compétences, fonctionnement dual en mode projet (majeur) et en mode routine (mineur), acquisition de compétences collectives et organisationnelles en plus des compétences individuelles. Le développement des usages avancés des technologies de travail collaboratif est une démarche qui guide l’appropriation de ces innovations. »

 Travailler avec autrui exige une communication humaine basée sur une certaine confiance. Celle-ci prend  du temps à s’établir et exige des efforts pour se maintenir à travers des actes appropriés. Deux conditions sont essentielles :

·          La franchise dans le travail collaboratif : il faut être convaincu que l’autre ne vous trahira pas quand on le sollicitera.

·           L’assurance de la compétence : on ne peut pas confier ou partager des activités (et les responsabilités associées) avec quelqu’un qui n’a pas les compétences nécessaires, fut-il un ami de longue date.

« Le respect des engagements mutuels constituera les fondations d’une relation de confiance durable, fiable et vérifiable sur la durée. »

La collaboration entre personnes humaines repose sur une compréhension mutuelle.

« Lorsque le groupe réunit des personnes issues d’univers professionnels différents (des techniciens avec des administratifs, des juristes avec des acheteurs, des comptables avec des designers…) il faut croiser des « univers de discours » qui ne sont pas toujours convergents. Il faut donc construire un référentiel cognitif commun. Ensuite le travail collaboratif nécessite de partager des outils et des modes d’échanges d’information. L’utilisation d’une certaine variété de logiciels est d’une grande utilité pour celui qui sait s’en servir… mais à condition que les autres s’en servent aussi. Les habitudes de travail communes devront donc se construire progressivement. »

Apprendre à travailler en réseau fait partie intégrante du travail collaboratif. Des acteurs travaillent ensembles sur un projet commun, ils forment un système, un dispositif intelligent de travail collaboratif.

« Le réseau est une structure souple qui n’est pas soumis à une hiérarchie classique comme on la connaît dans nos organisations pyramidales, mais à un système d’influence de certains de ses éléments. »

Apprendre à travailler en réseau, c’est donc apprendre à :

·          communiquer « dans tous les sens »

·          faire circuler l’information.

·          savoir (et accepter de) faire constamment le point de la situation (dire ce qu’on fait, oser parler des difficultés),

·          clarifier ce qui reste à faire (et dire ce dont on a besoin pour le faire)

·          communiquer sur l’évolution des choses (facteurs exogènes, facteurs endogènes).

·          savoir impliquer les hommes plutôt qu’appliquer des procédures

·          savoir utiliser l’énergie et les ressources du réseau

·          faire primer les flux d’information sur les stocks (sachant que les flux modifient l’état et la nature des stocks)

·          jouer aux intersections (nœuds du réseau) et participer activement

·          prendre des initiatives, se mobiliser, proposer des actions pour éviter la nécrose

·          intégrer les principes de la complexité dans ses réflexions et ses actions

·          vivre dans l’incertitude et le mouvement.

« Le travail collaboratif est donc tout sauf trivial ! C’est une forme d’organisation délibérée, complexe, qui se construit dans l’intelligence de l’action afin de réaliser des chaînes d’activités impliquant plusieurs acteurs. »

À suivre: La deuxième  et troisième parties dans le prochain article

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