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«Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif»: parties 2 et 3

Publié 30 août 2006 par ginettelavigne
 
« Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif »: suite de la partie 1
 
 
Deuxième partie :

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/6074591349C55611C1256C7500295DD3?OpenDocument

 Note (octobre 2007): Seule la partie 2 est encore disponible en lien original à cette adresse :

http://www.productique.org/pole/contenu.nsf/TBVSchDoc/AA33DE790EB95700C1257074004AD2FC?OpenDocument&Highlight=0,st%20travail%20collaboratif,article

Qu’est-ce qu’une plate-forme de travail collaboratif ?

 

Cette deuxième partie comporte les sections suivantes :

 

·          Un peu d’histoire parallèle : de 1968 à nos jours

·          La galaxie des produits de travail collaboratif

·          Définition d’une plate-forme de travail collaboratif (et exemples concrets)

·          Les produits dédiés au travail collaboratif  (exemples de produits de travail collaboratif)

·          L’avenir doré des technologies de travail collaboratif

Je n’ai retenu que quelques passages dans cette seconde partie mais il faut s’y référer pour de plus amples informations.

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/6074591349C55611C1256C7500295DD3?OpenDocument

Un peu d’histoire parallèle : de 1968 à nos jours

(l’année 2002 dans le cas de cet article : « Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif »)

« Le groupware n’est pas mort, mais il a pris les couleurs du web et s’installe désormais sur des sites dédiés au travail collaboratif ou s’incruste dans des sites portails. En 2002, à l’heure où cet article est écrit, on recense environ 340 produits labellisés « travail collaboratif » dans le monde, logiciels libres compris. Et ce, sans parler des produits de workflow qui sont aussi des produits de travail collaboratif et qui, pour des questions d’imaginaire populaire, font encore bande à part. »

La galaxie des produits de travail collaboratif

« L’environnement technologique du travail collaboratif recouvre une étonnante galerie de produits diversifiés dans leurs fonctionnalités, dont l’usage est très hétérogène et très variable selon les pratiques professionnelles.

[…]  le « travail collaboratif » est présent, de fait, dans tous les segments de la chaîne de valeur dite « e-business »… ou plutôt « c-business » (collaborative business). Or tous ces segments sont des places fortes désormais occupées par les solutions de SCM, de PLM, d’ERP, de PSA, de KM, de CRM, etc. Et bien entendu, chaque éditeur a conjugué sa solution avec une touche de collaboratif. »


Définition d’une plate-forme de travail collaboratif

Il importe donc de définir ce que représente la notion de « plate-forme de travail collaboratif ». Elle doit se rattacher à une notion plus globale; un « dispositif de travail collaboratif ».


« Nous définissons la notion de « dispositif de travail collaboratif » comme toute organisation intentionnelle combinant :

– Des éléments techniques (matériels, logiciels d’infrastructures réseaux et outils de travail collaboratif : c’est la « plate-forme de travail collaboratif »).
– Des éléments organisationnels (combinaison des services d’information et de communication mis à disposition des utilisateurs en fonction de leurs situations de travail et de communication : c’est l’agencement de la plate-forme.).
– Des éléments humains (compétences et acteurs impliqués dans la vie du dispositif de travail collaboratif : c’est le moteur de la plate-forme). 

[…]  La « plate-forme de travail collaboratif » est donc la composante technique du « dispositif de travail collaboratif ». Plus précisément, cette plate-forme est un site (intranet, extranet ou Internet) regroupant une gamme d’outils dédiés aux activités collaboratives. »

Note : Voir sur le site, deux exemples de sites plates-formes de travail collaboratif.

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/6074591349C55611C1256C7500295DD3?OpenDocument

·          Exemple de plate-forme de travail collaboratif générique.
Le site ContactOffice™ est un véritable bureau virtuel sur Internet.

·          Exemple de plate-forme de travail collaboratif spécialisée.
Le site de Bricsnet™ est spécialisé dans le domaine architecture et construction.


Les produits dédiés au travail collaboratif

L’efficacité d’un produit de travail collaboratif est relative à l’objectif de performance recherché et identifié dans des situations de travail et de communication. Cela peut représenter un enjeu important pour une entreprise dans une équipe de projet.

« La compréhension des produits dédiés au travail collaboratif doit donc s’articuler sur les points suivants :

·           Finalité du processus collaboratif et du groupe impliqué (une communauté de pratique, un groupe permanent ou un groupe projet ?)

·          Situations de travail et de communication caractéristiques (situations à dominante coopération ou coordination, en production individuelle ou collective ?)

·           Richesse des combinaisons d’outils (une seule combinaison de deux ou trois outils ou plusieurs combinaisons de plusieurs outils ?) »

Deux typologies permettent de caractériser les produits de travail collaboratif afin de rapprocher le type de groupe virtuel avec les processus collaboratifs:

·          Une typologie des groupes virtuels (des collectifs de travail qui vont utiliser certains outils dans différentes situations de travail et de communication).

·          Une typologie des outils de travail collaboratif  (mis à disposition des membres d’un ou plusieurs groupes virtuels).

Typologie des groupes virtuels :


« On désigne par « groupe virtuel » un groupe de personnes qui, à travers un site web (une plate-forme de travail collaboratif) servant de point de ralliement, partagent des objectifs et des intérêts similaires. »

[…] construisent et partagent des valeurs qui donnent une identité spécifique au groupe. Il est commode de distinguer trois grandes catégories de groupes virtuels :

·          Communautés virtuelles. Dans cette catégorie on peut distinguer des communautés d’intérêt, des communautés de pratique et des communautés d’apprentissage. A titre indicatif, une communauté de pratique est un groupe dont l’identité se construit autour d’une problématique de travail partagée par des individus généralement issus d’entités organisationnelles différentes. Les objectifs de communication sont orientés vers des pratiques et des finalités de travail communes, et la durée de vie de la communauté est indéterminée.

·          Groupes projet. Cette catégorie désigne les équipes « transversales » travaillant en mode projet. L’identité de ces groupes se construit autour de la réalisation d’un projet, identifié par un objectif et des résultats à atteindre, avec des étapes et un cycle de vie déterminé. Pour atteindre ces résultats, les besoins de coopération et de coordination sont permanents entre les membres d’un groupe projet.

·           Groupes permanents. Cette catégorie désigne les équipes « verticales » travaillant en mode routine. Par opposition aux équipes transversales impliquées dans des processus projet, ces équipes correspondent aux entités métiers qui assurent des activités de back office plus routinières.

 

Typologie des outils de travail collaboratif :


« Les produits de travail collaboratif présentent toujours une gamme, variable selon la vocation de la plate-forme, d’outils génériques ou spécialisés qui soutiennent les mécanismes de communication, de coopération et de coordination inhérents au travail en équipe. »

Voir la figure sur le site qui présente les six familles d’outils de travail collaboratif constituant l’armature d’une plate-forme :

Typologie des outils de travail collaboratif.

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/6074591349C55611C1256C7500295DD3?OpenDocument

Outils orientés « mémoire » : bibliothèques et kiosques.
Outils orientés « routage » : workflow et messagerie.
Outils orientés « échange » : suivis et discussions.
Note :
Dans chacune de ces familles, il existe une certaine variété d’outils.

Par exemple dans la famille des outils de discussion on trouvera :
Outils de discussion asynchrone (Forums et Bulletin Board Systems) ;
Outils de discussion synchrone (Web Conferencing, Chat, Tableaux Blancs)

 Voir des exemples concrets de produits de travail collaboratif

·          Produits orientés « plateaux projet virtuels » (processus projet) : eRoom™ est un archétype des produits de projet collaboration. La plate-forme regroupe 9 outils de travail collaboratif autorisant tous les agencements et toutes les combinaisons possibles.

Pour en savoir plus et utiliser librement une eRoom™ : http://www.mainconsultants.com/AndroNET/accueil.asp

·          Produits orientés « bureaux virtuels » (processus routine) : ContactOffice™ est un excellent exemple de plate-forme type bureau virtuel sécurisé sur Internet. Il propose une large gamme d’outils permettant à la fois l’organisation personnelle et le travail en groupe.

Pour en savoir plus et utiliser librement un bureau virtuel ContactOffice™ > http://contactoffice.com

·          Produits orientés « communautés » (processus d’échanges libres) : NetForum™ (Université du Wisconsin) est un exemple choisi parmi des centaines de produits libres sur Internet. Il permet à des groupes virtuels d’échanger librement sur un site à l’intérieur d’un thème particulier. NetForum™ est un produit mono fonctionnel qui organise des forums regroupant des sujets et des contributions (messages et réponses). Lorsqu’un participant entre dans un forum, il accède à une liste de sujets de discussion auxquels il peut participer. L’outil est rustique mais d’une simplicité sans égale !

Pour en savoir plus et utiliser NetForum™ : http://www.medsch.wisc.edu/cgi-netforum/test/a/1

 

L’avenir doré des technologies de travail collaboratif

 

Le travail collaboratif, de nos jours, intègrent nécessairement l’usage d’outils de travail collaboratif. Ceux-ci peuvent être des plus simples et des plus génériques comme être des plus complexes et spécialisés.

« Le problème de toutes nos organisations est que le travail du 21e siècle a profondément changé de nature par rapport à celui des débuts du 20e siècle. Il était marqué par une forte matérialité alors qu’aujourd’hui (plus qu’hier et bien moins que demain…) il est caractérisé par sa dématérialisation. Dans nos sociétés occidentales, le travail intellectuel et immatériel est omniprésent et il s’intensifie. Il faut travailler de plus en plus vite, en traitant de plus en plus d’informations.

 

[…] Le potentiel du collectif et des équipes de travail, validé dès les années 1970, perd toute sa vitalité dans des structures pyramidales (mêmes aplaties) que les réseaux n’ont pas encore poussé dans les poubelles de l’histoire. Le travail de la connaissance qui inonde toutes les fonctions de l’entreprise ne se pratique qu’en réseaux collaboratifs. Les pyramides vont donc redevenir ce qu’elles étaient à l’origine : des tombeaux. Les réseaux de travail collaboratif se pensent aujourd’hui avec les réseaux d’information et de communication X-net (intranet/extranet et Internet). Et sur ces réseaux, les technologies de travail collaboratif occupent une place grandissante. »

 

Troisième partie :

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/28049097CE7A7516C1256C8700508526?OpenDocument

Note (octobre 2007): Seule la partie 2 est encore disponible en lien original à cette adresse :

http://www.productique.org/pole/contenu.nsf/TBVSchDoc/AA33DE790EB95700C1257074004AD2FC?OpenDocument&Highlight=0,st%20travail%20collaboratif,article

Comment développer l’usage avancé des outils de travail collaboratif?

 

Cette troisième partie comporte les sections suivantes :

 

·          Si Mary nous voyait avec nos outils de « travail collaboratif »

·          Les « Logiques et Règles d’Usage » des outils de travail collaboratif

·          La démarche : comment relier processus métier et environnement de travail collaboratif

·          En guise de conclusion générale

 

 

Si Mary nous voyait avec nos outils de « travail collaboratif »

 

« Si les outils de travail collaboratif s’incrustent aujourd’hui dans tous les segments de la chaîne de valeur de l’entreprise c’est sans doute que l’on découvre, près de huit décennies plus tard, ce que Mary Parker Follett avait identifié, dès les années 20, comme un principe en totale rupture avec l’idéologie dominante de Taylor : un travail de groupe est plus performant et plus efficace qu’un travail individualisé et segmenté. 

 

[…] Follett prônait effectivement la collaboration, l’implication des hommes et la décentralisation du pouvoir de décision et d’action quand Taylor ne parlait que de chiffres, de commandement et de contrôle.»

 

Il ne s’agit pas que d’installer des technologies de travail collaboratif dans les organisations pour que la collaboration devienne naturelle entre les personnes concernées. Il faut, en plus, dans les pratiques quotidiennes, développer l’usage avancé de ces outils.

« Il faut dépasser ce stade pour désapprendre des comportements individualistes, hésitants et serviles pour en apprendre d’autres, plus collectifs, plus assertifs, plus libres et responsables.

 

[…] Les usages pertinents et efficaces des outils de travail collaboratif exigent ce que nous appelons une démarche HOT fusionnant des transformations sur les plans humains, organisationnels et technologiques. C’est l’objet de la démarche des « Logiques et règles d’usage » des outils de travail collaboratif dont cette dernière partie expose les caractéristiques générales. »


Les « Logiques et Règles d’Usage » des outils de travail collaboratif

Dans les organisations, il existe un lien étroit entre les logiques d’usage des nouveaux outils de travail collaboratif et l’innovation organisationnelle dans toutes ses dimensions :

·          innovation dans les processus (logiques de décision et d’action)

·          innovation dans les structures (logiques d’ordre et de pouvoir).


L’innovation organisationnelle vise l’amélioration de la compétitivité, introduire des outils de travail collaboratif dans une entreprise suppose une perspective d’usage rentable. L’usage d’un outil est une pratique incorporée dans les pratiques professionnelles des individus et concernent la totalité des acteurs de l’organisation, quels que soient leurs rôles.

Cet usage avancé des outils de travail collaboratif doit se comprendre en termes :

·          De logiques d’usage : dans tels objectifs, dans telles situations de travail et de communication, voici les outils et les usages qui seront les plus efficaces.

·          De règles d’usage : dans tels contextes, avec tels enjeux, avec tels outils, voici les conventions d’usage qui seront les plus efficaces.


« La capacité à identifier rapidement des logiques d’usage et des règles d’usage à propos des outils de travail collaboratif, relève de ce que nous appelons des « compétences collaboratives ». Ces nouvelles compétences collaboratives se déclinent à la fois au niveau des individus (compétences individuelles) et au niveau des collectifs de travail (compétences collectives). Le concept de compétence collaborative enrichit et modifie les concepts actuels de compétence individuelle et collective qui n’intègrent généralement pas les logiques et les règles d’usage des nouveaux outils de travail collaboratif. 

[…] Ces compétences collaboratives reposent sur des initiatives, dont la variété sans être infinie est très grande, consistant à mobiliser des ressources optimisant les interactions (entre acteurs et actions) dont beaucoup se déroulent aujourd’hui sur les plates-formes de travail collaboratif. »

La démarche : comment relier processus métier et environnement de travail collaboratif

Une démarche en cinq temps, qu’on appelle « Logiques & Règles d’Usage  des outils de travail collaboratif»  s’applique et s’adapte en fonction des caractéristiques d’usage des environnements techniques quelque soit la plate-forme utilisée: (QuickPlace™ (IBM Lotus); eRoom™ (Documentum eRoom);  PHPGroupware (logiciel libre); etc.)

Les cinq temps de la démarche sont les suivants :

·          Modéliser les activités d’un processus.

* Voir Figure 1- qui montre un exemple de modélisation d’un processus simple d’écriture collaborative.

·          Identifier les situations de travail

·          Identifier les situations de communication

* Voir Figure 2- Les matrices permettent de caractériser les situations de travail et de communication dans le contexte particulier du processus préalablement modélisé : c’est avec ces caractéristiques qu’il est possible de faire le lien avec les notions de logiques et de règles d’usage des outils de travail collaboratif.

·          Identifier les outils de travail collaboratif les plus appropriés

* Voir Figure 3- La typologie des outils de travail collaboratif oriente le choix du ou des outils qu’il convient de combiner pour satisfaire les besoins des acteurs dans les situations de travail et de communication : les logiques d’usage de tels ou tels outils de travail collaboratif expriment les compétences collaboratives d’un groupe, ou d’un individu, capable de les énoncer.

·          Énoncer les règles d’usage les plus efficaces

* Voir Figure 4- L’outil de discussion proposé par la plate-forme eRoom™ permet de définir un TOP (thème, objectif et  plan structuré)  pour chaque sujet traité à l’intérieur d’une même discussion. Autrement dit, dans une discussion donnée, l’animateur pourra fixer autant de TOP qu’il y aura de sujets abordés par le groupe.

* Figures 1-2-3-4 http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/28049097CE7A7516C1256C8700508526?OpenDocument

 

« Les règles d’usage des outils de travail collaboratif se présentent donc comme des guides d’action pour les groupes et les individus engagés dans des processus métier tirant parti des nouveaux outils de travail collaboratif. Ces guides sont indispensables pour obtenir les performances attendues de tels environnements techniques et, au-delà, la compétitivité globale de l’organisation capable d’intégrer ces dispositifs. Les logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif, qui expriment de nouvelles compétences collaboratives, collectives et individuelles, sont des conditions essentielles à l’introduction de ces outils dans le cadre d’une logique économique visant la rentabilité d’une telle innovation. »

En guise de conclusion générale (résumé de l’article)

La méthode MAIN® et la démarche des « Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif »  pour maîtriser les nouvelles pratiques collaboratives sur Internet, comporte trois points essentiels pour la réflexion et l’action efficace en entreprise.

 

·          Le terme « travail collaboratif » recouvre dans le contexte de nos organisations soumises à des exigences de performance comme jamais elles n’en ont connu auparavant. Ce travail collaboratif ne peut s’appréhender qu’au moyen d’une exploration sérieuse des processus métier qui mettent en jeu trois éléments clés de toute organisation : des acteurs, des actions et des interactions.

·          Apprendre à travailler ensemble dans des processus dont la géométrie restera très variable est une chose. Apprendre à travailler en réseau de compétences en est une autre. Le travail collaboratif est à ce prix. Le prix de la rupture ultime avec le modèle taylorien qui formate encore nombre de nos organisations en ce début du 21e siècle.

·          La diversité des outils et des produits de travail collaboratif ne doit pas égarer les utilisateurs et les décideurs : ces technologies reconstruisent des mécanismes de communication, de coopération et de coordination qui étaient hier, qui sont aujourd’hui et qui demeureront demain au cœur de toutes les activités de la chaîne de valeur des entreprises.

 

« La méthode MAIN® et tout particulièrement la démarche des « Logiques & Règles d’Usage » ont accompagné depuis dix ans des entreprises qui ont voulu choisir le changement plutôt que le subir, en tentant d’intégrer des logiques humaines, organisationnelles et technologiques dans une transformation globale des pratiques professionnelles. Le concept des logiques et des règles d’usage permet en effet de relier, au cœur des situations de travail et de communication, des innovations organisationnelles et technologiques de manière cohérente et efficace.

Ces innovations viennent aujourd’hui affronter les derniers bastions de l’idéologie taylorienne : le travail collaboratif sera au cœur du management opérationnel des dix prochaines années… si ce n’est plus ! »

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«Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif»: partie 1

Publié 30 août 2006 par ginettelavigne

Article sur le Web : « Logiques et règles d’usage des outils de travail collaboratif »

 

Un document en trois parties est disponible sur le site Rhône-Alpes de la productique :

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/1CF13D7F05F2B167C1256C4E0043B68A?OpenDocument

Note (octobre 2007): Seule la partie 2 est encore disponible en lien original à cette adresse :

http://www.productique.org/pole/contenu.nsf/TBVSchDoc/AA33DE790EB95700C1257074004AD2FC?OpenDocument&Highlight=0,st%20travail%20collaboratif,article

Il est écrit :

Pour vos remarques et vos questions sur cet article, contactez :
Daniel CHABBERT
Pôle Productique Rhône-Alpes
04 77 91 11 30
chabbert@ppra.fr

Pour contacter l’auteur :
Serge K. LEVAN
Directeur Associé du cabinet MAIN Consultants
mailto:slevan@mainconsultants.com

 

Une méthode pour maîtriser les nouvelles pratiques collaboratives sur Internet.

 

La méthode MAIN® est une démarche de changement centrée sur les nouvelles formes d’organisation intégrant les technologies de travail collaboratif intranet, extranet et Internet. Conçue en 1992 par le cabinet MAIN Consultants, cette méthode se caractérise par une approche globale et un traitement simultané des facteurs humains, organisationnels et technologiques.

 

J’ai prélevé dans ce document de trois parties des extraits pour me faire un résumé de notes personnelles afin de tenter de mieux le comprendre et de l’utiliser en référence dans mon rapport de projet d’application sur l’utilisation de blogs dans un contexte éducatif. Le travail d’équipe, le développement de compétences individuelles et collaboratives, l’application de méthodes de pratiques collaboratives efficaces sur Internet, tous sont devenus nécessaires autant pour le milieu des entreprises comme celui de l’éducation.

Première partie :

http://www.productique.org/web/web3.nsf/web/1CF13D7F05F2B167C1256C4E0043B68A?OpenDocument

 

Que faut-il comprendre par « travail collaboratif »?

 

En l’an 2000, le travail collaboratif est devenu un concept très tendance, on est passé du e-business (electronic business) au c-business (collaborative business).  Le but étant de favoriser et d’accélérer la communication au travail. On utilisait déjà des plateformes de travail collaboratif en ligne au format Xnet (intra-extranet et Internet) mais de nouvelles promesses technologiques, des solutions plus adaptées étaient proposées. Hélas, en entreprises, de façon pratique, l’application de ces nouvelles solutions collaboratives ne va pas de soi. Pas nécessairement pour des questions techniques, mais plutôt, pour des questions relevant du changement des comportements humains et d’organisation au travail.

 

Qu’entend-t-on par la simple expression « travail collaboratif »?

 

« …  le travail collaboratif relève d’une activité sociale tout à fait courante qui requiert la collaboration entre plusieurs acteurs dès lors que l’action d’un seul ne permet pas d’arriver au résultat. »

« … On dit qu’il y a collaboration quand un groupe organisé d’acteurs oriente et négocie ses interactions collectives vers une finalité qui ne pourrait être atteinte par un seul acteur. Ces interactions sont orientées (finalisées) et négociées (discutées) pour permettre le partage de ressources (coopération) et la mise en œuvre de routines de coordination. La collaboration s’appuie donc sur la co-réflexion, la co-décision, la co-conception, la co-production, la co-action, le co-pilotage, le co-apprentissage, etc. On le comprend aisément, cette collaboration suppose des interactions complexes entre les acteurs engagés dans des processus spécifiques. »

Il faut cependant faire la distinction entre collaboration et coopération :

« Comme la collaboration, la coopération suppose des intérêts préexistants autour d’une action commune. Mais la collaboration suppose une définition collective des objectifs avant tout démarrage d’une quelconque action commune. »

« …Dans la culture de nos organisations actuelles, on peut comprendre que la dynamique du travail collaboratif ne va pas de soi. Il faut voir la collaboration comme un processus cyclique, avec un début, une fin et un renouvellement… jusqu’à ce que la collaboration s’arrête. Ce cycle commence par une co-analyse de la situation (diagnostic), il se poursuit par une co-définition de l’objectif à atteindre (résultat désiré, vision partagée) et des règles du jeu pour mettre à jour cet objectif, un calendrier pour planifier la co-réalisation des actions et, in fine, par la co-mesure et la co-évaluation des résultats. Toutes les étapes du cycle sont délicates : c’est ce qu’on appelle ordinairement les « difficultés » du travail en équipe. Mais la première étape est souvent la plus difficile : il s’agit de s’accorder sur le problème et la façon de poser ledit problème (la problématique). Pour réussir à passer ce cap, il faut que certaines conditions minimales soient réunies. »

Deux conditions sont fondamentales :

·          De la motivation collective sur un projet commun : c’est cette force qui va pousser les acteurs à vouloir « travailler ensemble ».

·           Des interactions pour coopérer et se coordonner : il faut que les acteurs puissent communiquer entre eux et partager rapidement des informations pour agir en coordination.

Pour réunir ces deux conditions, les individus et le collectif doivent avoir acquis des réflexes de travail collaboratif et disposés de ressources technologiques suffisantes. Tels des outils de communication synchrones et asynchrones, des plateformes pour permettre l’accès à l’information et la partager selon plusieurs modalités (push, pull et droits d’accès sécurisés). L’efficacité du travail collaboratif est basée sur la rapidité du partage d’informations utiles.

Un autre facteur important qui influence la qualité du travail collaboratif est l’équilibre entre les acteurs quelque soit leur statut formel. Les attitudes et comportements adoptés par les individus et la culture ambiante jouent un rôle prédominant à cet effet.

 

Le tableau qui suit résume la réalité des modalités de collaboration rencontrées dans les organisations (évaluée en 1998)

Collaboration par l’adhésion

La meilleure collaboration, mais la plus rare…

Chaque acteur voit un intérêt à agir avec les autres, car il partage avec eux des objectifs qui ont été co-définis, des valeurs communes, une stratégie commune. La collaboration s’instaure par le partage (coopération) et une synchronisation des actions (coordination).

Collaboration par le contrat

Une collaboration de qualité très variable… selon le contrat

La qualité du travail collaboratif dépend directement de l’esprit du contrat, de sa finalité et, bien entendu, de la relation établie entre les co-contractants.

Collaboration par la règle

Une collaboration médiocre, mais hélas très courante

Les acteurs acceptent des règles imposées par une instance supérieure au nom des intérêts de chacun en mettant en évidence qu’on peut avoir avantage à collaborer.

Collaboration par la contrainte

Cette collaboration est un mythe !

Dans ce contexte, le participant n’a pas d’autre choix que de « coopérer », contraint qu’il est par la situation, par le groupe qui fait pression sur lui, ou par la hiérarchie. Les conditions ne sont pas réunies pour favoriser la communication, donc la coopération et la coordination… donc la collaboration.

(Source : Yves-Frédéric LIVIAN. Organisation : théories et pratiques. Dunod, 1998)

 

Certaines entreprises actuelles sont loin de la modalité d’une collaboration par l’adhésion. Le système de gestion des ressources humaines est encore trop centré sur l’individualisation  (référentiels de compétences individuelles, évaluations individuelles, rémunérations individuelles, etc.) et les formes d’emploi du temps (35 heures, temps partiels, intérim, etc.) ne favorisent guère l’implication collaborative. L’acquisition de compétences collaboratives exige du temps, un investissement qui ne rapportera qu’à moyen terme.

« Cet investissement devra coordonner un faisceau assez complexe d’innovations sur plusieurs plans : organisation par processus et structures par pôles de compétences, fonctionnement dual en mode projet (majeur) et en mode routine (mineur), acquisition de compétences collectives et organisationnelles en plus des compétences individuelles. Le développement des usages avancés des technologies de travail collaboratif est une démarche qui guide l’appropriation de ces innovations. »

 Travailler avec autrui exige une communication humaine basée sur une certaine confiance. Celle-ci prend  du temps à s’établir et exige des efforts pour se maintenir à travers des actes appropriés. Deux conditions sont essentielles :

·          La franchise dans le travail collaboratif : il faut être convaincu que l’autre ne vous trahira pas quand on le sollicitera.

·           L’assurance de la compétence : on ne peut pas confier ou partager des activités (et les responsabilités associées) avec quelqu’un qui n’a pas les compétences nécessaires, fut-il un ami de longue date.

« Le respect des engagements mutuels constituera les fondations d’une relation de confiance durable, fiable et vérifiable sur la durée. »

La collaboration entre personnes humaines repose sur une compréhension mutuelle.

« Lorsque le groupe réunit des personnes issues d’univers professionnels différents (des techniciens avec des administratifs, des juristes avec des acheteurs, des comptables avec des designers…) il faut croiser des « univers de discours » qui ne sont pas toujours convergents. Il faut donc construire un référentiel cognitif commun. Ensuite le travail collaboratif nécessite de partager des outils et des modes d’échanges d’information. L’utilisation d’une certaine variété de logiciels est d’une grande utilité pour celui qui sait s’en servir… mais à condition que les autres s’en servent aussi. Les habitudes de travail communes devront donc se construire progressivement. »

Apprendre à travailler en réseau fait partie intégrante du travail collaboratif. Des acteurs travaillent ensembles sur un projet commun, ils forment un système, un dispositif intelligent de travail collaboratif.

« Le réseau est une structure souple qui n’est pas soumis à une hiérarchie classique comme on la connaît dans nos organisations pyramidales, mais à un système d’influence de certains de ses éléments. »

Apprendre à travailler en réseau, c’est donc apprendre à :

·          communiquer « dans tous les sens »

·          faire circuler l’information.

·          savoir (et accepter de) faire constamment le point de la situation (dire ce qu’on fait, oser parler des difficultés),

·          clarifier ce qui reste à faire (et dire ce dont on a besoin pour le faire)

·          communiquer sur l’évolution des choses (facteurs exogènes, facteurs endogènes).

·          savoir impliquer les hommes plutôt qu’appliquer des procédures

·          savoir utiliser l’énergie et les ressources du réseau

·          faire primer les flux d’information sur les stocks (sachant que les flux modifient l’état et la nature des stocks)

·          jouer aux intersections (nœuds du réseau) et participer activement

·          prendre des initiatives, se mobiliser, proposer des actions pour éviter la nécrose

·          intégrer les principes de la complexité dans ses réflexions et ses actions

·          vivre dans l’incertitude et le mouvement.

« Le travail collaboratif est donc tout sauf trivial ! C’est une forme d’organisation délibérée, complexe, qui se construit dans l’intelligence de l’action afin de réaliser des chaînes d’activités impliquant plusieurs acteurs. »

À suivre: La deuxième  et troisième parties dans le prochain article

Livre: « Travail collaboratif sur Internet – Concept, méthodes et pratiques des plateaux projet virtuels»

Publié 30 août 2006 par ginettelavigne

Livre de Serge K. Levan

 

Un ouvrage que j’ai trouvé des plus intéressants est « Travail collaboratif sur Internet – Concept, méthodes et pratiques des plateaux projet virtuels » de Serge K. Levan. Ce dernier est consultant en management et systèmes de travail collaboratif et dirige la société Main Consultants. Il est l’auteur de plusieurs ouvrages sur le management de projet en "groupware" et "workflow".

 

Résumé de l’ouvrage : « Le travail collaboratif se développe dans toutes les entreprises et notamment dans les processus conduits en mode projet. L’usage intensif des outils de travail collaboratif bouleverse les pratiques traditionnelles du management de projet. L’ouvrage présente les concepts, les méthodes et les outils pour développer les bonnes pratiques collaboratives requises pour la généralisation du travail en équipe sur Internet. »

http://thot.cursus.edu/rubrique.asp?no=20558

 

Ce livre s’articule en trois parties :

 

·          présentation du nouveau mode projet : on y affirme la conception du projet comme processus de travail et de communication modélisable et la primauté de la communication sur la planification.

·          l’utilisation des technologies pour l’organisation de plateaux projet virtuels.

·          méthodologie axée sur la constitution des « compétences collaboratives », la mobilisation de logiques et de règles d’usage des outils de travail collaboratif et la mise en œuvre de bonnes pratiques, illustrées par des situations concrètes : agencement d’un plateau projet virtuel, situations de coproduction, de co-pilotage et d’apprentissage des pratiques collaboratives en équipe virtuelle. Ce livre est illustré d’exemples tirés de l’utilisation du logiciel Documentum eRoom