Travail collaboratif et entreprises

Publié 7 février 2006 par ginettelavigne

Le travail collaboratif au sein des entreprises

 

Pour avoir une idée de ce que représente le travail collaboratif en entreprise, lire sur le site smartline.fr, ce court document illustré de 7 pages, soit un Guide méthodologique de la diffusion des TIC dans les PME* du Ministère de l’économie et des finances rédigé le 31 mars 2004.

 

* Cahier n° 3 : Trois problématiques à maîtriser pour mieux diffuser les TIC dans les PME. Fiche 3.3 : Le travail collaboratif : enjeux, méthodes et outils TIC

http://www.smartline.fr/waveslab/download/fiche_33_collaboratif.pdf

 

En résumé, on peut y lire:

 

Tout d’abord une définition :

 

« On peut classiquement définir le travail collaboratif comme un mode opératoire instauré dans une organisation pour la réalisation d’une tâche, d’un projet ou d’un programme d’actions et reposant sur le postulat que le travail en groupe est plus performant et plus efficace au regard du contexte et de la nature du travail à effectuer. Une telle approche ne va naturellement pas de soi, les formes d’organisation du travail actuellement encore dominantes reposant davantage sur un modèle hiérarchique et verticalisé ainsi que sur une approche individualisée et segmentée du travail héritée du taylorisme. » [p.2]

 

Un point important à souligner est que deux conditions générales sont nécessaires pour mettre en œuvre le travail collaboratif dans une PME :

 

·          La motivation pour travailler ensemble de manière non « conventionnelle » découlant d’un intérêt partagé à le faire.

·          Un dispositif permettant aux acteurs de coopérer et de se coordonner facilement.

 

 

Les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) constituent une forte opportunité pour mettre en œuvre des approches collaboratives du travail.

 

Quatre familles d’outils TIC peuvent soutenir les échanges d’information :

                        Les outils de communication (transmission de l’information sous forme de données numérisées (son, image, texte))

                        Les outils de coordination (synchronisation entre les acteurs impliqués dans un projet)

                        Les outils de gestion de l’information (organisation de la collecte, du traitement et du partage de l’information entre les différents collaborateurs)

                        Les outils de collaboration (permettant aux collaborateurs impliqués dans un projet de travailler sur les mêmes documents ou d’utiliser simultanément la même application)

 

 

Pour plus de détails, voici le tableau : [Guide, page 4]

 

Typologie des principaux outils et usages TIC appliqués au travail collaboratif

OUTILS DE COMMUNICATION

 Messagerie

 Pouvant être utilisée de manière synchrone ou asynchrone, la messagerie remplit le rôle de courrier et de fax.

 Visio conférence

 Outil qui permet de tenir des réunions à distance et qui utilise la vidéo.

 OUTILS DE COORDINATION

 Agenda partagé

 Cet outil permet d’organiser et de planifier des rendez-vous et de visualiser les disponibilités de tous les membres d’une équipe.

 Plate-forme collaborative

 Le chef d’équipe ou de projet planifie et suit l’évolution d’un projet, peut assigner et notifier chacun des collaborateurs d’une tâche spécifique (via une solution de messagerie intégrée), organiser les revues de projet (via un agenda partagé intégré)…

 Outils de workflow

 Outil permettant l’automatisation de la circulation d’une information entre les collaborateurs suivant un schéma préétabli.

 OUTILS DE GESTION DE L’INFORMATION

 Gestion électronique de documents

 Ce type d’application permet d’organiser informatiquement un volume important de documents, pour en faciliter l’accès et le stockage.

 Gestion de contenu

 Les outils de gestion de contenu facilitent l’accès à une information qualifiée au regard d’une demande formulée dans une base de connaissances pouvant rassembler un important nombre de données sous des formats divers.

 OUTILS DE COLLABORATION

 Partage de fichiers

 Outil de base du travail collaboratif : chaque collaborateur accède aux mêmes documents sur un emplacement partagé via le réseau de l’entreprise organisé autour d’un serveur de fichier.

 Partage d’applications

 Le partage d’applications permet à plusieurs collaborateurs de travailler en même temps sur le même document ou le même objet (maquette virtuelle, plan…)

 

NOTE : Il est facile de constater que les blogs ou les wikis peuvent soutenir les échanges d’information dans ces quatre familles d’outils TIC.

 

À la page 5, il est dit : La dynamique du travail collaboratif ne va pas de soi!

En fait, il se construit sous trois conditions nécessaires :

 

·          Un objectif commun

·          Des interactions entre les acteurs

·          Un climat de confiance

 

Toujours en page 5, quelques conseils et informations pour réussir :

 

·          Se mettre d’accord sur les objectifs poursuivis en commun et les méthodes de travail (surtout dans le cas avec des partenaires extérieurs)

·          Ne pas se lancer tête baissée dans une situation de collaboration trop complexe mais procéder par expérimentation.

 

Exemples :

o         Expérimenter en situation une solution de démonstration mise à disposition par un éditeur de logiciel

o         Configurer un projet à dimension « prospective », ex. : organisation d’un système de veille technologique ou réglementaire, réflexions sur l’évolution du métier…)

 

En page 5, il est aussi question de L’entreprise étendue : une réalité encore limitée et  En dehors de l’intégration verticale, point de salut pour les rangs 2 à N ? Ces deux titres nous révèlent à quel point, il reste du travail de sensibilisation à faire pour que tout le monde embarque dans le « collaboratif ».

 

Un passage a retenu particulièrement mon attention :

 

« … cette situation d’intégration et de collaboration de plus en plus poussée de la chaîne de valeur est encore loin d’être généralisée. Les sous-traitants de rangs supérieurs sont globalement encore loin d’avoir adopté les standards de qualité, coûts, délais et réactivité qui régissent les relations du haut de la chaîne. »

 

Et ceux-ci sont très explicites pour montrer l’importance d’appliquer des méthodes de travail collaboratif dans les PME:

 

« Face notamment à la concurrence par les coûts qui se développe aujourd’hui du fait de la mondialisation, ne faut-il pas plutôt chercher pour les PME à se différencier par des savoir-faire différenciateurs voire à travailler sur des niches ? »…

«  Toutefois, une chose semble sûre : le maintien de la compétitivité du tissu économique passe par un renforcement de la culture de la coopération et du partenariat entre PME. D’où l’enjeu de la diffusion des TIC en tant que technologies supports et initiatrices de modes de travailler et de produire plus décloisonnés et plus ouverts. »

 

Dans le guide de la page 6 on retrouve des extraits du témoignage d’une petite entreprise, KWS France, qui a instauré avec succès un extranet et ceux de plus grandes entreprises nord-américaine comme Wal-Mart et Canadian Tire qui ont obtenus des réductions de coûts d’approvisionnement et d’immobilisations en développant les TIC pour faciliter le travail collaboratif.

 

Finalement la page 7 nous offre des résultats concrets comme des histoires vécues, des idées reçues sur le travail collaboratif et des questions permettant d’aborder le sujet avec un responsable de PME.

 

En conclusion, le travail collaboratif en entreprise, comme dans tout domaine d’ailleurs, doit obligatoirement passer par une préparation et motivation préalables des personnes impliquées. Cela est essentiel au bon fonctionnement de l’ensemble du projet collaboratif afin d’en assurer un certain succès, le but étant d’améliorer les résultats finals et de rendre le tout plus efficace en bout de ligne. N’oublions pas que la collaboration implique non seulement des outils collaboratifs mais des gens qui sont fortement intéressés à collaborer. Un autre point des plus importants est de commencer par des expérimentations assez faciles d’approches afin de ne pas décourager les participants mais plutôt de les habituer tranquillement à ces nouvelles façons de faire.

 

En appliquant des solutions concrètes qui donnent de bons résultats et en le prouvant par des témoignages réels comme on peut le lire dans ce guide en page 7, il est plus facile de convaincre le personnel à collaborer davantage pour le profit de l’entreprise mais aussi pour le bien de tous. Plus une entreprise est bien organisée, plus c’est facile pour les gens impliqués de communiquer, de coordonner, de faire une bonne gestion de l’information et finalement de mieux collaborer.

 

 

Le collaboratif, définition et principal enjeu

 

Voici deux autres articles sur le site smartline-systems.com qui nous situent un peu dans ce contexte qu’est le collaboratif:

 

Deux articles de Hervé GONAY: Co-fondateur de Smartline Systems*, il a été Directeur Marketing Europe chez l’éditeur de solutions de gestion S A P : son domaine d’expertise englobe le lancement d’offre, comme la gestion de contenu et les portails.

* http://www.smartline-systems.com/

 

  1. Le collaboratif, principal enjeu managérial de la prochaine décennie  30/10/2004

http://www.smartline-systems.com/eportal/index.php?id_article=1572

 

« Enjeux et réalités du collaboratif en France ont été au coeur d’un débat organisé par le KM Forum, à Paris. Bilan : la France accuse un retard dans ce type de projets tandis que de nouvelles pratiques voient le jour. »

 

Dans cet article, il est question de deux points de vue d’auteur différents concernant la résistance au changement du collaboratif en France:

 

Richard D. Collin, fondateur du KM Forum, vice-Président de l’AFNET (Association Francophone des utilisateurs du Net, du e-business et de la société en réseau) et Président de l’ICCE (International Centre for Collective Efficiency) 

« "En France, nous n’avons pas l’habitude du travail collaboratif, notre éducation nous a davantage conduit à décourager les copieurs, à capitaliser nos connaissances plutôt qu’à les partager. Nous avons un retard, pas dramatique mais réel dans le domaine." »

 

Serge Levan, Président et fondateur de Main Consultants, spécialiste du "Business Modeling" et des outils de travail collaboratif 

 

« "Ces changements ne sont pas rapides et la France reste un pays assez difficile à réformer." explique-t-il. "La problématique de fond reste la transformation des entreprises. En France, quand on parle de travail collaboratif, on pense d’abord outils sans avoir le réflexe processus métier, or la justification principale du travail collaboratif est bien la performance opérationnelle des processus, que ce soit au niveau des coûts ou de la vitesse de réalisation."

Selon lui, une pratique collaborative consiste à interagir avec d’autres pour résoudre une situation de travail, sans même parler de technologie. Il détaille : "cette notion repose sur trois mécanismes interdépendants, les 3C : la communication – nos interactions directes ou indirectes -, la coopération et la coordination ou synchronisation". »

 

Un autre point de vue, mais concernant la collaboration comme telle, est celui de :

Gilles Balmisse, directeur associé de Knowledge Consult  

 

« "la collaboration, ce sont de multiples interactions entre deux ou plusieurs interlocuteurs. On gère un groupe dont les membres ont des activités communes dans un environnement partagé".

 Il identifie par ailleurs trois espaces fonctionnels – production, communication et coordination – sur lesquels se positionnent les différents outils, "des groupware aux nouveaux outils de publication collaborative : la collaboration en temps réel (webconférence, messagerie instantanée, etc.) ou la localisation d’expertise (qui permettent d’identifier les experts, de les mettre en relation avec les collaborateurs et de capitaliser sur les échanges)." »

Voir : Article tiré du Journal du Net

 

  1. Qu’est ce que le travail collaboratif ? 30/10/2004

http://www.smartline-systems.com/eportal/index.php?id_article=1578

 

Ce que j’ai retenu de cet article :

 

L’expérience montre que la majorité des groupes qui sont amenés à collaborer ont été constitués dans l’un des trois contextes suivants :

1.      Communautés d’intérêt/de pratique

2.      Groupe de formation

3.      Équipe Projet

 

La collaboration telle qu’elle est mise en œuvre dans les espaces de travail collaboratif se manifeste généralement sous trois formes :

 

1.      L’échange d’information par le partage de documents

2.      La discussion qui favorise la création de liens interpersonnels et la confrontation des idées

3.      La coordination qui permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire

 
L’importance de chacune de ces trois formes de collaboration va dépendre d’un certain contexte. Ainsi, la discussion est particulièrement importante dans les communautés d’intérêt, la coordination dans les équipes projet et l’échange d’information dans les groupes de formation.

 

Les outils dits de travail collaboratif sont utilisés pour faciliter le travail en équipe. L’ancêtre des espaces de travail collaboratif (et des groupware en général) est Lotus Notes, apparu sur le marché en 1989, un type d’application habituellement asynchrone, c’est-à-dire déphasé dans le temps et non produit en temps réel (il est possible par contre d’ajouter, par exemple, « le chat » qui est une partie synchrone). Plus tard, on verra apparaître un renouveau dans les outils de « groupeware » s’avérant plus diversifiés et utilisés comme application synchrone et asynchrone.

 

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